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吕世良廊坊师范学院信息技术提高班十三期

 
 
 

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学会管理时间  

2016-12-20 15:36:10|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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        6点优先工作制

 

      该方法是效率大师艾维利向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的,它使这家公司用了5年的时间,从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业,艾维利因此获得了2.5万美元咨询费,故管理界将该方法喻为“价值2.5万美元的时间管理方法”。
    这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序,分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始,先全力以赴做好标号为“1”的事情,直到它被完成或被完全准备好,然后再全力以赴地做标号为“2”的事,依此类推……
    艾维利认为,一般情况下,如果一个人每都能全力以赴地完6件最重要的事情,那么他一定是一位高效率人士


帕累托原则 二八定律

 

   这是由19世纪意大利经济学家帕累托提出的。其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。比如,总是那些20%的客户给你带来了80%的业绩,可能创造了80%的利润;世界上创造了80%的财富是被20%的人掌握着,世界上80%的人只分享了 20%的财富。因此,要把注意力放在20%的关键事情上。
   根据这一原则,我们应当对要做的事情分轻重缓急,进行如下的排序:
     A.重要且紧急(比如救火、抢险等)——必须立刻做。
     B.重要但不紧急(比如学习、做计划、与人谈心、体检等)——只要没有前一类事的压力,应该当成紧急的事去做,而不是拖延。
     C.紧急但不重要(比如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你、有人突然打电话请吃饭等)——只有在优先考虑了重要的事情后,再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则,而不是把“重要”当成优先原则。其实,许多看似很紧急的事,拖一拖,甚至不办,也无关大局。
     D.既不紧急也不重要(比如娱乐、消遣等事情)——有闲工夫再说。


麦肯锡30秒电梯理论

 

    麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训:该公司曾经为一家重要的客户做咨询。咨询结束的时候,麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长,该董事长问麦肯锡的项目负责人:“你能不能说一下现在的结果呢?”由于该项目负责人没有准备,而且即使有准备也无法在电梯从30层1层运行的30秒钟内把结果说清楚。最终,麦肯锡失去了这一重要的客户。从此,麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚,凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为,一般情况下人们最多记得住一二三,记不住四五六,所以凡事要归纳在3条以内`。这就是如今在商界流传甚广的“30秒电梯理论”或称“电梯演讲”。


办公室美学

 

      秩序是一种美。均匀、对称、平衡和整齐的事物能给人一种美感。简洁就是速度,条理就是效率。简洁和条理也是一种美,是一种办公室的美学、工作的美学。
    我们应当养成如下良好习惯:
         ★物以类聚,东西用毕物归原处;
         ★不乱放东西;
         ★把整理好的东西编上号,贴上标签,做好登记;
         ★好记性不如烂笔头,要勤于记录;
         ★处理文件的3个环节:第一,迅速回复。

   第二,迅速归档,以免文件弄乱或弄丢。

   第三,及时销毁。没用的文件要及时处理掉,以免继续浪费空间和时间。


莫法特休息法

 

    《圣经?新约》的翻译者詹姆斯?莫法特的书房里有3张桌子:第一张摆着他正在翻译的《圣经?新约》译稿;第二张摆的是他的一篇论文的原稿;第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。
       莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌,继续工作。
        “间作套种”是农业上常用的一种科学种田的方法。人们在实践中发现,连续几季都种相同的作物,土壤的肥力就会下降很多,因为同一种作物吸收的是同一类养分,长此以往,地力就会枯竭。人的脑力和体力也是这样,如果长时间持续同一项工作内容,就会产生疲劳,使活动能力下降。如果这时改变工作内容,就会产生新的优势兴奋灶,而原来的兴奋灶则得到抑制,这样人的脑力和体力就可以得到有交的调剂和放松。


  四象限法则

时间管理理论的一个重要观念是应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上,这样可以做到未雨绸缪,防患于未然。在人们的日常工 作中,很多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事。但常常却又没有及时地去做,随着时间的推移,造成工作质量的下降。因此,应把主要的精力有重点地放在 重要但不紧急这个“象限”的事务上是必要的。要把精力主要放在重要但不紧急的事务处理上,需要很好地安排时间。一个好的方法是建立预约。建立了预约,自己 的时间才不会被别人所占据,从而有效地开展工作。


34枚金币时间管理法


原理很简单:早上7点起床,晚上12点睡觉,17个醒着的小时,按半小时划分,将时间分为34块,就有了34块金币。

  每天晚上,数一下金币是怎么花的,你就有了一个非常不错的收获,你会发现,一天的时间,都干了什么,高效与否,一目了然。这也是我这一年能做那么多事的最重要的原因。

  有的人会问:为什么是7点起床,不能8点起床。可以,那就是32枚金币。9点起床可不可以?那就是30枚金币。

  以半小时为单位来记录的原因是,半小时是我们大部分人完成一部分工作的时间,半小时足够了。或者说,你要完成4小时的工作,半小时 是你做好准备进入这个工作的时间。半小时屁股坐稳了开始写论文,你就可以一直写下去,但如果这里动动,那里动动,刷刷微博、聊聊朋友圈,那我相信,你可能 一直进入不了状态。

  记录的时候,不必每过半小时就停下来去记录,我每天是睡觉前花5到10分钟去记。甚至有些时候,我两三天乃至一个星期都忘记了,还 是会花半个小时时间坐在那里,认真回想去记录前几天的事情。如果晚上记录的时候,忘了一天做过什么都想不起来了怎么办,那果断标记成浪费的时间。如果你这 段时间高效工作了、认真学习了,你肯定不会忘记。如果这段时间你玩得非常开心,和同学聚会吃饭了,你也不会忘记。什么样的事会记不住?就是干那些没有意义 的事情,刷微博、看网页,这类时间果断标记成红色。

  

  记录完毕就要去分析,我把时间分为五类,可以概括生活里所有的事。第一类是尽情娱乐时间,就是高效的玩,无负罪感的玩,用蓝色来标 记。比如说和朋友聚会,和男女朋友约会,和任何人做开心的事情都可以这么去标记,我也会把自己锻炼的时间放到这一类。有些时候读书看电影我也认为是高效得 玩。记录这类时间最大的意义就是告诉自己,你每天也可以有不少时间活得很开心的。

  接下来,是休息时间,包括睡觉的时间,我把自己一个人吃饭的时间也标记成休息,包括上下班路上的时间也标记成休息,毕竟这段时间我 们没有跑,也没有累得满头大汗,即使我平时也会在路上听听音乐或电子书。这些时间都被我标绿色,一眼看到这些绿色时间,就知道自己为每天积攒了足够的能 量。

  然后,是强迫工作的时间,用橙色标记。比如说大学有些课你不想上,但是不得不去上,工作的有些会你不想开,但不得不去开,你可以标 记成强迫工作的时间。这个时间是非常主观的概念,在过去的一年,我学会把强迫工作时间压缩到最低。很简单,如果这个工作我不想去做,但人又必须到场,我就 会在脑子里想些计划,做些其他的思考。这段时间就巧妙的转化为高效工作的时间了。

  再往下,就是我最喜欢的高效工作时间了,包括高效的工作、看书、学习,任何能产生价值的时间都标记在这里,用黄色来表示。

  

  红色最可怕,是拖延的时间,做些没意义的事,比如在朋友圈自己给自己点个赞,早上在床上睡赖上半天床。我不是说我不睡觉,我晚上睡 6个小时,中午睡一个小时,睡眠时间是足够的。但有些朋友,他可能早上7点醒来,但在床上一直赖到10点,最后躺到头疼才起来。这段时间可以标记成拖延的 时间,因为你什么都没有干。其他拖延的时间,包括本来说好了出去玩3个小时,但不知不觉玩了6个小时,多花的3小时没有什么意义,这种时间你也果断标记为 拖延。任何你认为没有意义的工作,就标记为拖延的时间。

  这么一来,每一天的时间五颜六色会很有趣,你也可以进行计算。好消息是,你不需要一个一个自己数格子,通过下载34枚金币时间管理法的APP,它可以帮你分析时间。


学会说“不”


心理学家提供了一个4步骤的程序。遵循这一程序,可以做到说不的同时不给自己带来任何麻烦,并做到有技巧、有成效:

步骤一,说明原因。没有原因就简单拒绝做某事,这样会显得有些过于随便、懒散和不负责任。如果你给出一个充分而恰当的理由说明你为什么会做出这样的决定,就能表明你所做的决定是合情合理的。

步骤二,讲求技巧。说“不”的时候有可能会伤害到对方,让对方感到难受甚至生气,所以拒绝别人的时候一定要注意方式方法,讲求技巧,这一点是非常根本的。

步骤三,建议替代方案。如果你解释说你非常希望能够找到其他的方式帮上忙,那你就能够向对方表明你的积极态度。例如,如果你的老板想让你做某事,而你相信你不是做这件事的最佳人选,那么你就向他解释你的想法,并提议你可以做另一件事,你知道那件事也必须有人做。

步骤四,不要推迟决策。

“让我想想??”,当人们不得不对某事说不时,为了拖延这么做的时刻,他们很可能常常会采用这种说法。但这是绝对不公平的。大胆一点。如果你知道你做不了某事或不愿做某事,那就果断一点,就在那儿,就在当时,把它说出来。只有在情况复杂难以决断时才应该推迟决策。

时间管理的理论还有很多,但是万变不离其宗!下面是时间管理的本质:

理解时间管理的六个概念

不管是中国传统的时间管理,还是当代的时间管理,在时间管理中,以下六个概念是贯穿于时间管理中

最核心的重要问题。

1)消费与投资

消费与投资包含多个概念,时间如果用于工作、学习,就是一种投资,因为它是有回报的。如果用于陪家人聊天、外出旅游、无所事事、彻底放松,就属于消费,所以时间管理要多投资,少消费,达到投资和消费的平衡。

2)机遇与选择在时间管理中,要主动地选择,而不是被动地等待,主动可以导致机遇,等待则只能处于无奈状态,不能将人生时间使用的可能性发挥到极致。

3)应变与制变

应变就是当问题发生时,去被动地做出反应;制变则是去控制住事情,能够主动地预先做出一些预防,让事情最大可能地朝着自己把握的方向发展。

4)效率与成效

在时间管理中,要有很高的时间利用率,而且时间利用的结果是可见的、是优质的、是与奋斗目标相一致的,而不是南辕北辙的结局。

5)紧要与重要

处理好紧要问题与重要问题的关系,具体做法如下:

对于重要且紧要的问题立即处理;

对于重要但不紧要的问题优先处理;

对于紧要但不重要的问题最后处理;

对于不重要也不紧要的问题则予以回避。

6)反应与预应

当问题发生后,能及时做出反应,采取必要的措施。对于未发生的问题,则防患于未然,提前做出预防,使问题有良好的预警处理机制。

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